Potresti perdere i tuoi rimborsi spese se commetti questo errore: perché è rischioso pagare in contanti. Cosa dice la legge.
Le nuove disposizioni fiscali sull’uso del contante per il rimborso spese stanno cambiando profondamente il modo in cui imprese, dipendenti e professionisti gestiscono le trasferte e le spese di rappresentanza.
L’attenzione è rivolta soprattutto alla tracciabilità dei pagamenti, con un impatto diretto sulla possibilità di ottenere rimborsi spese senza incorrere in tassazioni aggiuntive.
Tracciabilità dei pagamenti: un requisito indispensabile
Con la circolare n. 15/E dell’Agenzia delle Entrate, pubblicata nel 2025 e aggiornata con chiarimenti ufficiali, sono state definite con precisione le regole che stabiliscono quando un rimborso spese può essere considerato esente da tassazione e quando invece diventa reddito imponibile. In particolare, pagare una trasferta o una spesa di rappresentanza in contanti rischia di trasformare un rimborso neutro in una voce soggetta a tassazione, poiché la normativa punta a limitare l’uso del denaro liquido a favore di strumenti di pagamento tracciabili come carte di credito, bonifici e altre forme elettroniche.
Per esempio, i rimborsi per trasferte effettuate all’interno del territorio comunale non concorrono alla formazione del reddito, a patto che le spese siano debitamente documentate e comprovate. Tuttavia, questa esenzione viene meno se i pagamenti non rispettano la tracciabilità richiesta. Un punto di particolare interesse riguarda le spese sostenute per i servizi di trasporto quali taxi e noleggio con conducente (NCC). Queste sono deducibili dal reddito d’impresa e i relativi rimborsi non vengono considerati reddito di lavoro dipendente esclusivamente se i pagamenti sono effettuati tramite strumenti tracciabili.
Ciò significa che un pagamento in contanti per una corsa in taxi potrebbe compromettere la deducibilità della spesa e la non inclusione del rimborso nel reddito tassabile, con effetti fiscali rilevanti per chi gestisce trasferte o missioni lavorative. Un’ulteriore specifica riguarda le spese sostenute in periodi d’imposta precedenti: la disciplina sulla tracciabilità non si applica ai rimborsi erogati dopo il 1° gennaio 2025 se le spese sono state sostenute e documentate nel periodo d’imposta precedente.
Se paghi in contanti rischi di perdere i rimborsi spese – Giornalistialmicrofono.it
Le novità più rilevanti toccano anche il mondo del lavoro autonomo. Dal 1° gennaio 2025, infatti, i rimborsi per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuate con taxi o NCC entrano a far parte del reddito imponibile se non vengono pagate con modalità tracciabili. Inoltre, se queste spese sono addebitate analiticamente al committente ma non rimborsate, restano deducibili solo se il pagamento originario è stato effettuato con mezzi tracciabili. Dal 18 giugno 2025, questo principio si estende anche alle spese sostenute nel territorio italiano, compresi i casi in cui un lavoratore autonomo commissiona incarichi ad altri professionisti.
Un ulteriore limite riguarda le spese di rappresentanza: saranno deducibili solo entro l’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta, a condizione che i relativi pagamenti siano tracciabili. Queste disposizioni rafforzano la necessità di utilizzare strumenti di pagamento elettronici e di conservare accurata documentazione fiscale, al fine di evitare che spese apparentemente neutre si trasformino in oneri fiscali inattesi. Le imprese e i liberi professionisti sono così chiamati a rivedere le proprie procedure di rimborso spese, per garantire conformità alle nuove normative e ottimizzare la gestione fiscale delle trasferte e delle spese di rappresentanza.
